電(diàn)話與傳真管理(lǐ)制度

為(wèi)規範各部門電(diàn)話與傳真的使用(yòng)，保證業務(wù)的正常開展特制訂本制度。

需求申報
一、 各部門電(diàn)話與傳真的需求申報由該部門經理(lǐ)負責。
二、 電(diàn)話的與傳真的需求申報由部門經理(lǐ)填寫《辦(bàn)公(gōng)用(yòng)品需求申請表》，根據表格規定的内容填寫。
三、 部門經理(lǐ)負責将填寫完畢的《辦(bàn)公(gōng)用(yòng)品需求申請表》呈報中(zhōng)心總監，中(zhōng)心總監從中(zhōng)心的實際需求角度考慮并在《辦(bàn)公(gōng)用(yòng)品需求申請表》進行批示。
四、 部門經理(lǐ)負責将中(zhōng)心總監批示的表格送交人力資源部經理(lǐ)。
五、 人力資源部經理(lǐ)對表格的内容進行初審後呈報總經理(lǐ)進行批示。
六、 總經理(lǐ)同意采購(gòu)由人力資源部經理(lǐ)指派行政專員負責詢價、采購(gòu)。

使用(yòng)管理(lǐ)
一、 各部門電(diàn)話與傳真的使用(yòng)由該部門經理(lǐ)或由部門經理(lǐ)指定人員負責。
二、 上班時間禁止利用(yòng)公(gōng)司電(diàn)話進行私人聊天、炒股等非業務(wù)活動。
三、 各部門電(diàn)話與傳真在不使用(yòng)長(cháng)途功能(néng)時要調至 "加鎖"狀态，鑰匙由部門經理(lǐ)或其指定人員保管。部門經理(lǐ)出差要及時移交他(tā)人保管，但直接責任由部門經理(lǐ)承擔。
四、 員工(gōng)因業務(wù)需打長(cháng)途電(diàn)話，需在"長(cháng)途電(diàn)話記錄"上簽字，并經部門經理(lǐ)或部門經理(lǐ)指定的電(diàn)話人簽字同意。
五、 員工(gōng)因私需打長(cháng)途電(diàn)話應向部門經理(lǐ)或其指定人員說明，并在《長(cháng)途電(diàn)話記錄》上簽字，經部門經理(lǐ)或部門經理(lǐ)指定的人員簽字同意。費用(yòng)由員工(gōng)本人承擔，由人力資源部在其當月工(gōng)資内扣除。
六、 員工(gōng)所發傳真應使用(yòng)公(gōng)司統一的封面與格式，内容應經部門經理(lǐ)審核無誤後再傳真，部門經理(lǐ)不在可(kě)以直接由中(zhōng)心總監進行審核。公(gōng)司員工(gōng)不能(néng)将未經審核的文(wén)件傳真出去，否則，造成的後果完全由當事人本人承擔。
七、 各部門應在每月25日将本部門的《長(cháng)途電(diàn)話記錄》送交人力資源部。
八、 人力資源部負責将各部門的《長(cháng)途電(diàn)話記錄》備案，并根據記錄内容，計算員工(gōng)應當扣減的話費。
九、 所有(yǒu)電(diàn)話均安(ān)裝(zhuāng)佳百特 - 電(diàn)話錄音系統，24小(xiǎo)時錄音備查。

維修與報停
一、 各部門電(diàn)話與傳真的報停由部門經理(lǐ)或其指定人員負責。
二、 電(diàn)話或傳真出現故障部門經理(lǐ)或其指定人員應馬上通知人力資源部，由人力資源部安(ān)排專業人員進行維修，部門非專業人員維修導緻機器報廢或主要部件人為(wèi)損壞的，由當事人與該部門經理(lǐ)共同承擔責任。
三、 各部門長(cháng)途電(diàn)話或傳真需要報停時，應由部門經理(lǐ)或其指定人員提前3天通知人力資源部經理(lǐ)，由人力資源部指定行政專員處理(lǐ)。本制度由人力資源部負責解釋，總經理(lǐ)批準即日頒行。